Bei jedem guten Event sollte auch für die Verpflegung der Teilnehmer gesorgt sein und da du selbst natürlich keine Zeit hast, den ganzen Tag in der Küche bzw. an der Bar zu stehen, benötigst du jemanden der das für dich übernimmt. In diesem Fall einen Caterer. Hier bekommst du Tipps, worauf du achten solltest und wie du vorgehen kannst.

Du hast dir für dein Event bestimmt bis ins kleinste Detail Gedanken gemacht, damit es perfekt wird. Daher solltest du das gleiche auch bei dem Punkt Catering tun. Caterer ist nicht gleich Caterer und schon bei der Vorbereitung auf das Event gibt es einiges zu beachten, damit nichts schief laufen kann.

Wie starte ich?

Fange frühzeitig mit der Recherche nach einem Caterer an. Je früher du die Anfragen verschickst, desto höher ist die Chance, dass der Caterer noch keinen anderen Auftrag hat und du so eine große Auswahl an Catering-Unternehmen hast.

Mache dir am besten eine Liste mit potenziellen Unternehmen, welche für dein Event in Frage kommen könnten. Notiere dir auch, an welchem Tag du die Caterer kontaktiert hast. Dafür eignet sich sehr gut eine Liste mit mehreren Spalten. Ob diese digital oder schriftlich erstellt wird, bleibt dir überlassen

Heutzutage bekommt man schon viele erste Informationen über die Caterer im Internet heraus. Dort kannst du dich bereits vor dem Gespräch über Leistungen informieren und so im Vorfeld aussortieren.

Wenn du Caterer anfragst, lass dir neben dem Angebot auch gleich einen Menüvorschlag zuschicken. Folgende Punkte musst du dem Caterer mit an die Hand geben, damit er dir einen ersten Menüvorschlag inkl. Angebot erstellen kann:

  • Datum + Ort der Veranstaltung

  • Anzahl der Gäste

  • Art des Events (Kongress, Seminar, Messe)

  • Art des Caterings (Buffet, Flying, Dinner)

  • Zeitplan (Wann soll es Catering geben?)

  • Bezahlung (Selbstzahler oder Kostenübernahme)

  • Besondere Wünsche (vegetarisch, vegan, etc.)

Auf Grundlage der Menüvorschläge der verschiedenen Caterer, wirst du schnell erkennen, ob der Caterer für dich und dein Event der Richtige ist. Lass dich trotzdem nicht vom ersten Menüvorschlag abschrecken. Es lässt sich immer noch einiges daran ändern. Suche einfach das Gespräch und äußere deine Wünsche.

Bei Großveranstaltungen und sehr exklusiven Events solltest du dir auf jeden Fall Zeit nehmen für ein ausführliches Gespräch mit dem Caterer. Ein guter Caterer wird dir von sich aus vor dem Auftrag ein Gespräch anbieten. So kann der Caterer einerseits selbst herausfinden, welche Anforderungen an das Catering gestellt werden und welche Besonderheiten es gibt. Aber auch für dich selbst ist das die Chance deren Arbeitsweise und das Team kennenzulernen. So kannst du herausfinden, ob das Unternehmen und die Dienstleistung zu deinem Event passt.

Bei dem persönlichen Gespräch wirst du merken, wie sich der Verantwortliche des Catering Unternehmens um deinen Auftrag kümmert und wie sehr du als Veranstalter im Mittelpunkt stehst. Der Caterer sollte sich Zeit nehmen und offen deinen Wünschen gegenüber sein, dir aber gleichzeitig auch eine realistische Einschätzung der Machbarkeit geben.

Essen macht glücklich

Größere Caterer bieten teilweise auch ein Testessen an. Dort kannst du vorab definierte Speisen für das Event probieren. Bei diesem Testessen geht es darum, herauszufinden, welche Speisen für die Veranstaltung geeignet sind und den Geschmack der Gäste trifft. Falls der Caterer einen regelmäßigen Restaurantbetrieb hat und kein Testessen anbietet, kannst du dich durch die Karte probieren.

Mit diesen Kriterien kannst du deine Liste füllen, anhand der Angebote die Leistungen und Preise vergleichen sowie eine Entscheidung treffen. Da jede Veranstaltung individuell ist, sollte auch hier die Kriterien-Liste für das Catering daran angepasst sein.

Mit diesen Tipps an der Hand wirst du den richtigen Caterer finden, deine Gäste kulinarisch verwöhnen und so dein Event zum Highlight machen. Folgende Merkmale helfen dir ebenfalls bei deiner Auswahl:

  • Verwendung von regionalen Lebensmitteln

  • Nachhaltigkeit (Bambus-Besteck, kein Plastik, etc.)

  • Referenz-Veranstaltungen

  • Größe des Unternehmens

  • Spezialisierung auf besondere Speisen bzw. Küchen

  • Preis (versteckte Zusatzkosten)

  • Flexibilität bei Änderungswünschen

Autor: Marina Schmid